Hoe bouw je een congresprogramma dat blijft hangen? Onze aanpak in vijf stappen

Je congresprogramma moet inhoudelijk sterk zijn, de wetenschappelijke commissie tevreden stellen, voldoende accreditatiepunten opleveren, en de zaal een hele dag geboeid houden. Dat is veel gevraagd van één programma.

In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, hoe hij samen met commissies een programma ontwikkelt, van eerste inventarisatie tot evaluatie na afloop.

Stap 1: de wetenschappelijke commissie samenstellen

De opdrachtgever, meestal de directeur van de vereniging, stelt een wetenschappelijke commissie samen. Dat zijn vier tot vijf specialisten die weten wat er speelt in hun beroepsgroep. Zij bepalen de inhoudelijke richting: welke onderwerpen komen aan bod, welke thema's zijn actueel, waar zit de behoefte?

Soms zitten er bewust specialisten uit verschillende disciplines aan tafel. Een oncoloog, een chirurg en een maag-darm-leverarts, die samen naar één vraagstuk kijken. Die variatie levert een breder programma op dan wanneer alleen gelijkgestemden het programma vullen.

Stap 2: de call for abstracts

De commissie schrijft een call for abstracts uit. Onderzoekers uit de hele wereld dienen samenvattingen in van hun onderzoek, behandelmethoden of innovaties. Bij grotere congressen komen daar vijfhonderd tot zevenhonderd abstracts binnen.

Die abstracts worden beoordeeld aan de hand van vooraf vastgestelde thema's. Dat proces automatiseren wij: via een softwaresysteem bereiken we de onderzoekers, verwerken we de inzendingen en zorgen we dat elke abstract bij de juiste beoordelaar terechtkomt. De beoordeling zelf doet de commissie. Zo vult het programma zich langzaam met onderzoekers en sprekers die op basis van inhoud zijn geselecteerd.

Stap 3: de architectuur van de dag

Dit is het meest bepalende moment. Samen met de commissie delen we de dag in. Plenaire sessies, interactieve blokken, workshops, rapid fire sessies voor kort onderzoek, en discussierondes. Elke sessie krijgt een plek in het dagprogramma.

Hier adviseer ik actief. Staan er te veel vergelijkbare sessies op één ochtend? Is de middagvulling plenair terwijl de energie dan juist daalt? Past deze zaal bij dit aantal deelnemers, of betaal je voor ruimte die je niet nodig hebt? Soms stel ik voor om deelnemers op het podium te laten zitten, dichter bij de discussie. Soms adviseer ik een afgesloten ruimte voor een denktanksessie waar deelnemers het gevoel moeten hebben dat ze onder elkaar zijn.

De commissie bepaalt de inhoud. Ik begeleid de architectuur.

Stap 4: de programmacommissie als ambassadeur

Naast de wetenschappelijke commissie is er vaak een bredere programmacommissie van twintig tot dertig artsen die meedenkt over het programma. Die commissieleden krijgen een gratis toegangsticket. In ruil vragen we ze om het congres te promoten bij hun achterban: collega's, studenten, hun netwerk.

Wij maken daar tekstblokken en digitale flyers voor, zodat ze het congres via LinkedIn en andere kanalen verspreiden. Want een goed programma is pas de helft. De andere helft is zorgen dat er mensen komen.

Stap 5: evaluatie en doorontwikkeling

Na het congres evalueren we. Wat werkte, wat niet? Welke sessies scoorden hoog bij deelnemers, welke vielen tegen? Die evaluatie is de basis voor de volgende editie.

Bij het OVN Congres is dat zichtbaar: het is een herhaalopdracht. Elke editie bouwen we voort op de vorige. De taakverdeling verschuift, het programma ontwikkelt zich, de samenwerking groeit mee. Dat is hoe een congresprogramma niet alleen goed wordt, maar goed blijft.

Benieuwd hoe wij dit bij jouw congres zouden aanpakken? Neem contact op voor een gesprek.