Hoe we bij een chirurgencongres 170.000 euro aan sponsoring binnenhaalden

Sponsoring binnenhalen voor een medisch congres is geen kwestie van een brochure rondsturen en wachten tot er geld binnenkomt. Bij een internationaal chirurgencongres dat wij organiseerden, haalden we 170.000 euro aan sponsoring op. In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, over de aanpak.

Beginnen bij het netwerk van de arts

De sponsorwerving begon bij de wetenschappelijke commissie. We gingen met de voorzitter om de tafel en maakten lijsten. Welke bedrijven zijn actief in deze discipline? Wie leverde er bij eerdere edities? Welke contacten heeft de commissie zelf?

Daarna begon het bellen. Gesprekken plannen, soms met een arts erbij, soms zonder. Luisteren naar wat de sponsor wil bereiken. Dat klinkt simpel, maar het is arbeidsintensief werk. Je wordt vaak afgewezen. Je moet rekening houden met timing: bedrijven maken hun budgetten in september en oktober. Als je in mei een congres hebt, moeten je voorstellen in de zomer klaarliggen.

De vereniging en de wetenschappelijke commissie houden daarbij de regie over de inhoud. Een sponsorvoorstel moet passen bij het congres en bij de geldende regels. Een commerciële wens is nooit automatisch uitvoerbaar.

Maatwerk als vertrekpunt

Bij veel congressen werken organisatoren met sponsorpakketten. Goud, zilver, brons, en je tekent in op wat je wilt. Standaardpakketten zijn een vertrekpunt, maar bij dit congres hebben we daarnaast gekeken naar wat een sponsor werkelijk wilde bereiken.

Een leverancier van chirurgische instrumenten wilde zijn nieuwste product laten testen door chirurgen. Dat paste niet in een standaard stand. We maakten er een afgeschermd innovationlab van, waar artsen op afspraak het instrument konden uitproberen. Niemand van de concurrentie kon meekijken. Wat ik merkte: dat creëerde nieuwsgierigheid. Artsen wilden weten wat er achter die deur gebeurde.

Lounges in plaats van stands

Stands zijn duur. Er moeten vrachtwagens komen, opbouwteams, je moet de locatie een dag eerder reserveren. Bij dit congres kozen we voor lounges: informele zithoeken met een scherm, een laptop, een hapje en een drankje. Sponsors maakten daar afspraken met artsen en lieten hun innovaties zien in een persoonlijke setting.

Mijn ervaring: de gesprekken werden inhoudelijker dan op een drukke beursvloer. De sfeer was relaxter en de sponsor bereikte de artsen die relevant waren.

Nee zeggen als het moet

Bij dit congres in het Muziekgebouw aan het IJ had een sponsor een rondvaartboot willen regelen. Een presentatie op het water, met een broodje erbij. Dat hebben we afgewezen. Een arts uitnodigen op een boot, een presentatie geven over je product en er ook nog eten bij aanbieden, dat gaat over de schreef. Je wilt alle schijn van commercie vermijden.

Sponsoring bij medische congressen is gebonden aan strikte complianceregels. Wij scheiden het wetenschappelijke programma altijd van het sponsorprogramma, zowel op de website als in de communicatie. Soms betekent dat sponsorvoorstellen aanpassen. Soms betekent het nee zeggen. Die bereidheid om grenzen te stellen is wat het vertrouwen van de vereniging en de deelnemers in stand houdt.

Het resultaat

We haalden 170.000 euro aan sponsoring binnen. Dat bedrag was noodzakelijk om de begroting rond te krijgen. Binnen deze samenwerking droeg Congress Creation financieel risico als sponsorinkomsten of deelnemersaantallen zouden tegenvallen. Dat maakte de sponsorwerving geen vrijblijvende exercitie, maar een onderdeel van ons eigen financiële belang.

Onze aanpak: luisteren naar wat de sponsor nodig heeft, daar een format bij zoeken, en nee zeggen als het niet past.

Benieuwd hoe sponsorwerving bij jouw congres eruit zou zien? Neem contact op voor een gesprek.