Sponsoring van medische congressen: wat mag wel en wat mag niet

Een sponsor wil de lunchsessie van je congres betalen. Mag dat? Een fabrikant biedt aan om het avondprogramma te sponsoren. Kan dat binnen de regels? Sponsoring bij medische congressen is streng gereguleerd. Veel directeuren van medische verenigingen weten dat er grenzen zijn, maar niet precies waar die liggen.

In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, welke regels gelden, waar de ruimte zit en hoe je als vereniging sponsoring invult zonder voor verrassingen te komen staan.

De CGR en GMH als kader

In Nederland zijn twee gedragscodes leidend: de Gedragscode Geneesmiddelenreclame (CGR) en de Gedragscode Medische Hulpmiddelen (GMH). De CGR regelt de relatie tussen farmaceutische bedrijven en zorgprofessionals. De GMH doet dat voor fabrikanten van medische hulpmiddelen. Beide stellen grenzen aan gastvrijheid, sponsoring en financiële relaties.

Het doel: belangenverstrengeling voorkomen. Niet op papier alleen, maar in de dagelijkse praktijk van congressen en nascholingen. Meer informatie vind je op cgr.nl.

Gastvrijheid: maximaal €500 per bijeenkomst

Farmaceutische bedrijven mogen reis-, verblijf- en inschrijfkosten vergoeden voor deelnemers aan wetenschappelijke bijeenkomsten. Die vergoeding blijft beperkt tot wat strikt noodzakelijk is. Het maximum: €500 per keer.

De locatie telt ook mee. Een congreslocatie hoort "passend" te zijn: de uitstraling ondergeschikt aan het wetenschappelijke doel. Een kasteel met uitgebreide faciliteiten komt niet door de toets. Niet het aantal sterren maakt het verschil, maar de totaalindruk. Sociale activiteiten zoals een diner of excursie betalen deelnemers zelf.

Sponsorpresentaties buiten het programma

Een sponsor die een nieuw product presenteert, doet dat buiten het geaccrediteerde wetenschappelijke programma. Bevat het programma te veel gesponsorde elementen, dan verliest het congres zijn accreditatie. En daarmee verdwijnt voor artsen de reden om te komen.

Wat wél past: een lunchsessie, een aparte ruimte, een demonstratiemoment los van het plenaire programma. Maak de scheiding zichtbaar. Leg die grenzen van tevoren vast, richting de sponsor én richting de wetenschappelijke commissie.

Een voorbeeld. Bij een congres aan het water bedachten we een creatieve oplossing: een rondvaartboot naast het congresgebouw, aangeboden door een sponsor als lunchlocatie. Het idee was goed. Maar het mocht niet. Het werd gezien als te commercieel. Die ervaring leerde ons: creativiteit is waardevol, maar toets elk idee vooraf aan de regels. Niet achteraf.

Openbare verantwoording via het Transparantieregister

Sinds 2012 staan financiële relaties tussen bedrijven en zorgverleners in het Transparantieregister Zorg. Sinds januari 2024 geldt een aanscherping: voor sponsoring- of dienstverleningsovereenkomsten is aantoonbare toestemming van de Raad van Bestuur nodig. Een handtekening, niet alleen een mondeling akkoord.

Sponsoring wordt op naam van de organiserende vereniging gerapporteerd, gastvrijheid aan individuele deelnemers apart. Journalisten en toezichthouders volgen dit actief. Zie transparantieregister.nl.

Toezicht van drie kanten

Als congresorganisator word je van drie kanten bekeken. De accreditatieorganisatie beoordeelt het programma. De sponsor heeft compliance-afdelingen. En de opdrachtgever, de medische vereniging, wil geen reputatierisico. Compliance en gedragscodes zijn geen beperking, maar een randvoorwaarde voor kwaliteit.

Het gaat mis wanneer afspraken vaag zijn, of wanneer creatieve ideeën pas achteraf getoetst worden. Vooraf helder maken wat wel en niet kan, voorkomt discussie op het moment dat het er toe doet.

Ruimte binnen de regels

De regels sluiten sponsoring niet uit. Sterker: binnen de kaders is meer mogelijk dan de meeste verenigingen denken. Wij verkopen geen standruimte. Wij ontwerpen waardevolle interactie. Dat betekent: innovatiesessies rond inhoudelijke thema's, experiencezones waar deelnemers nieuwe technologie testen, besloten roundtables met beslissers, of live demoslots waarin sponsors hun oplossingen presenteren.

Bij een chirurgencongres met 430 deelnemers uit 36 landen wilden sponsors heel verschillende dingen. De ene partij wilde nieuwe instrumenten laten testen. Een andere wilde in gesprek komen met specialisten. Een derde werd innovationpartner, met een keynote in de innovatie-arena en leadscanning voor gerichte follow-up. Door per sponsor naar de behoefte te kijken, haalden we onze target. Relevanter voor de deelnemers, waardevoller voor de sponsors.

Checklist voor de directeur

Check dat je congrespartner de regels beheerst, dat de begroting klopt, dat gastvrijheidskosten binnen de normen blijven, dat sponsorpresentaties buiten het geaccrediteerde programma vallen en dat het Transparantieregister correct wordt gevuld.

Benieuwd hoe dit er bij jouw congres uitziet? In een kennismaking laten we zien hoe dit werkt.