Van eerste gesprek tot congresdag: zo werkt een samenwerking met Congress Creation

Je congres uitbesteden is een groot besluit. Je legt de reputatie van je vereniging in andermans handen. "Hoe werkt dat dan precies?" is de vraag die vrijwel elke directeur stelt in het eerste gesprek. Een terechte vraag.

In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, hoe een samenwerking eruitziet. Wat we overnemen, wat bij jouw vereniging blijft en hoe je gedurende het hele traject de controle houdt.

Stap 1: inventarisatie van jouw vereniging

Voordat we iets bedenken of plannen, stellen we vragen. Wat is de geschiedenis van het congres? Wie zijn de betrokken partijen? Hoe verhouden bestuur en wetenschappelijke commissie zich tot elkaar? Waar liggen gevoeligheden?

Veel congresbureaus beginnen met een format of een locatievoorstel. Wij beginnen bij jouw vereniging. Een congres voor Nederlandse optometristen met 1.000 bezoekers vraagt een andere aanpak dan een internationaal chirurgencongres met 430 deelnemers uit 36 landen. Niet alleen inhoudelijk, maar ook qua bestuurlijke verhoudingen.

Vaste projectmanager, geen overdracht

Vanaf het eerste gesprek heb je een vaste projectmanager. Dezelfde persoon die met je aan tafel zit bij het eerste overleg, staat op de congresdag naast je. Niet een accountmanager die je na het eerste gesprek overdraagt aan een uitvoerend team dat je nog niet kent.

Dat geeft korte lijnen en voorkomt dat informatie verloren gaat. Je hoeft niet bij elk overleg opnieuw uit te leggen hoe je vereniging werkt, wie de gevoelige stakeholders zijn en welke afspraken er al liggen.

Taakverdeling op maat

Na de eerste gesprekken werken we een voorstel uit. Geen standaardlijst, maar maatwerk. Daarin staat wat wij doen, wat bij de vereniging blijft en hoe we de taken verdelen.

Sommige verenigingen dragen het volledige traject over: van begeleiding van de programmering tot sponsorwerving, van communicatie tot logistiek. Andere verenigingen houden de inhoudelijke regie over de programmering en besteden alleen de uitvoering uit. Beide is mogelijk. Bespreek vooraf wat je wensen zijn, zodat de samenwerking vanaf het begin helder is.

Gestructureerde voortgangsrapportage

Tijdens het traject werken we met vaste contactmomenten. Afhankelijk van de fase, maandelijks of tweewekelijks. Bij elk overleg bespreken we de voortgang, de open punten en de planning voor de komende periode.

Je wilt weten hoeveel aanmeldingen er zijn, hoe de sponsorwerving loopt en of het programma op schema ligt. Die informatie krijg je gestructureerd, niet pas als je ernaar vraagt.

Wat wij overnemen, wat bij jou blijft

In de meeste samenwerkingen nemen wij de volgende zaken over: projectplanning, logistiek, communicatie met deelnemers, sponsorwerving, locatiekeuze, abstractmanagement en sprekersbegeleiding. Daarnaast denken we mee over het programma en de werkvormen. Vooral de werkvorm vinden wij belangrijk. We onderzoeken de mogelijkheden om interactie tussen deelnemers en wetenschappelijke presentatoren/onderzoekers te bevorderen.

De verantwoordelijkheid van de vereniging blijft voor de wetenschappelijke inhoud, het contact met het bestuur, de goedkeuring van het programma en de relatie met de leden.

Bij het OVN-congres voor optometristen werkten we als volgt. Er waren meer dan 1.000 bezoekers en 80 sprekers. Wij deden de volledige coördinatie van plenaire sessies, sub-sessies, registratie en productie. We zorgen ook voor een taakstellende begroting en dat deze niet wordt overschreden. De directeur van OVN zei achteraf: "CC ontzorgt op vele manieren en is zeer goed bereikbaar bij vragen. Er worden heldere werkafspraken gemaakt en nagekomen."

De congresdag en de evaluatie erna

Tijdens het congres zijn wij volledig aanwezig. Registratie, techniek, programmamanagement, contact met sprekers en sponsors. Jij hoeft je die dag niet bezig te houden met stoelen, schermen of koffie. Richt je op de deelnemers, het bestuur en de inhoud.

Na het congres volgt een evaluatie. Wat ging goed, wat kan beter en hoe nemen we dat mee naar de volgende editie. Maar we kijken ook verder dan de congresdag. Elk congres levert waardevolle inhoud op: abstracts, lezingen, onderzoeksinzichten. Die kennis verdwijnt vaak na één presentatie. Wij helpen verenigingen om die inhoud te borgen, zodat het congres doorwerkt tussen de edities door. Continuïteit is het uitgangspunt. Niet alleen in de organisatie, maar ook in de kenniswaarde die een congres oplevert.

Elke samenwerking begint met een gesprek. Plan een kennismaking en we laten zien hoe dit er voor jouw vereniging uitziet.