Wat je niet ziet op de congresdag (en waarom dat het verschil maakt)

De zaal zit vol, het programma loopt, de sprekers wisselen soepel. Als directeur van een medische vereniging zie je een congresdag die werkt. Wat je niet ziet is alles wat ervoor zorgt dat het werkt. In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, wat er achter de schermen gebeurt op de congresdag zelf.

Het begint op de parkeerplaats

De beleving van een deelnemer start niet bij de eerste spreker. Die start bij het moment dat iemand aankomt. Wordt er iemand verwelkomd? Is de route naar de registratie duidelijk? Krijgt iemand een kop koffie aangeboden voordat de dag begint?

Bij elk congres dat ik organiseer, loop ik het traject van aankomst tot zaal vooraf zelf. Letterlijk. Ik wil weten hoe het voelt om als deelnemer het gebouw binnen te lopen. Waar hangen de borden? Waar staat de garderobe? Waar is de koffie? Als die eerste tien minuten goed zitten, is de rest van de dag makkelijker. Dat klinkt als een detail. Het is het tegenovergestelde.

De showcaller als regisseur van de dag

In de grote zalen zit een showcaller. Dat is de persoon die de regie voert over licht, geluid, beeld en opnames. De showcaller bepaalt wanneer het licht dimt, wanneer de microfoon van de spreker opengaat, wanneer de camera's draaien, wanneer de presentatie op het scherm verschijnt.

De meeste deelnemers weten niet dat deze persoon bestaat. Dat is precies de bedoeling. Als de showcaller goed is, merk je er niks van. Als de showcaller er niet is, merk je het meteen. Een spreker die moet wachten op geluid. Een presentatie die niet opstart. Licht dat te fel of te donker is. Het zijn kleine dingen die de concentratie breken.

Sprekersopvang achter de schermen

Op een congres met tachtig sprekers is er altijd iemand die te laat is, iemand die zijn presentatie niet kan openen, iemand die de verkeerde zaal in loopt. Dat is normaal. Daar bereid je je op voor.

Wij werken met een sprekersopvang: een plek waar sprekers vooraf terecht kunnen om hun presentatie te testen, hun zaal te checken en hun vragen te stellen. Daarnaast houden we contact met elke spreker in de aanloop naar het congres. Wanneer spreken ze? In welke zaal? Hoe lang? Wat is het format? Die communicatie vooraf voorkomt de meeste problemen op de dag zelf.

Het draaiboek dat niemand ziet

Achter elk congres zit een draaiboek. Dat is een document van soms tientallen pagina's waarin elke minuut van de dag is beschreven. Welke spreker staat wanneer in welke zaal. Wanneer is de koffiepauze. Wanneer draait de catering op. Wanneer moeten de zalen worden omgebouwd voor een andere sessie.

Dat draaiboek doorspreken we vooraf met het hele team. We repeteren. We lopen scenario's door. Wat als een spreker uitvalt? Wat als een sessie uitloopt? Wat als de techniek in zaal drie hapert? Hoe vaker je dat doet, hoe makkelijker het wordt om problemen op te lossen voordat ze problemen worden.

Ik zeg altijd: zie de film voor je. Wij weten vooraf precies hoe de dag eruitziet. Waar elke spreker zit, hoeveel stappen het is van de sprekersruimte naar het podium, wie diegene opvangt en begeleidt. Dat is geen overdrijven. Dat is het vak.

Signing, plattegronden en de kleine dingen

Een congres met meer dan duizend deelnemers en meerdere zalen vraagt om heldere bewegwijzering. Plattegronden bij de ingang, signing in de gangen, duidelijke aanduiding van welke sessie waar plaatsvindt. Deelnemers moeten zonder na te denken de juiste zaal vinden.

Hetzelfde geldt voor catering. Koffie die op het juiste moment klaarstaat. Lunch die niet te lang duurt, zodat het middagprogramma op tijd begint. Dieetwensen die zijn verwerkt zonder dat iemand erom hoeft te vragen. Het zijn geen spannende onderwerpen. Het zijn de onderwerpen waar deelnemers over klagen als ze niet kloppen.

Waarom dit ertoe doet

Een goed congres voelt vanzelfsprekend. Dat is het niet. Achter die vanzelfsprekendheid zit een team dat de dag van minuut tot minuut heeft voorbereid. Dat de route heeft gelopen, het draaiboek heeft doorgesproken, de techniek heeft getest, de sprekers heeft gebrieft.

Als directeur van een medische vereniging hoef je dat niet te zien. Je hoeft alleen te weten dat het gebeurt. En dat het team dat het doet precies weet wat jouw congres nodig heeft.

Benieuwd hoe wij dat bij jouw congres aanpakken? Neem contact op voor een gesprek.