5 congresformats die deelnemers wél activeren

Twintig sessies op een dag. Allemaal met PowerPoint. Positieve evaluaties achteraf, maar twee weken later herinnert een deelnemer zich hooguit twee van die twintig sessies. Het probleem zit zelden in de inhoud. Het zit in het format. In deze blog vertelt Raymond Borsboom, directeur van Congress Creation, welke vijf formats wél werken en hoe je je commissie meekrijgt.

Waarom het standaardformat niet volstaat

De klassieke congreslezing heeft zijn verdiensten. Een spreker deelt onderzoek, de zaal luistert, er volgt een vragenronde van vijf minuten. Het is vertrouwd, professioneel en eenvoudig te organiseren. Toch is passief luisteren de minst effectieve manier om kennis op te nemen. Na een dag vol presentaties herinnert een deelnemer zich een fractie van wat er is verteld.

De klassieke lezing hoeft niet te verdwijnen. Ze verdient wel alternatieven ernaast. Formats die deelnemers activeren, interactie uitlokken en ervoor zorgen dat kennis ook daadwerkelijk wordt verwerkt.

1. De campfiresession

Een kleine kring van tien tot vijftien deelnemers rond een expert. Geen presentatie, geen dia's. De expert introduceert een thema of een casus en de groep gaat in gesprek. Het verschil met een reguliere sessie: de deelnemer doet actief mee. De expert luistert, stuurt bij, verdiept.

Dit format werkt goed bij complexe onderwerpen waar ervaring uit de praktijk net zo waardevol is als wetenschappelijke kennis. Artsen leren veel van elkaar, mits ze daartoe worden uitgenodigd. De campfiresession doet precies dat.

2. De fishbowldialoog

Een binnenkring van vier tot zes deelnemers voert een gesprek over een thema. De rest van de zaal luistert. Er is één lege stoel in de binnenkring. Wie iets wil bijdragen schuift aan, voert het woord en maakt weer plaats. Zo ontstaat een dynamisch gesprek waarbij de zaal niet passief toekijkt maar actief kan deelnemen.

De fishbowldialoog is bij uitstek geschikt voor onderwerpen waar meerdere perspectieven bestaan. Ethische dilemma's, behandelkeuzes, multidisciplinaire vraagstukken. Het format doorbreekt de hiërarchie die op veel medische congressen vanzelfsprekend is: niet de spreker bepaalt het gesprek, de deelnemers doen dat samen.

3. De reverse keynote

Bij een klassieke keynote bepaalt de spreker de inhoud. Bij een reverse keynote draait dat om: de zaal stuurt. Deelnemers stellen vooraf of ter plekke vragen. De spreker beantwoordt die in de volgorde die de zaal bepaalt. Dat dwingt de spreker om in te gaan op wat de zaal echt wil weten, niet op wat de spreker had voorbereid.

Dit format vraagt een spreker die goed is in improvisatie en zijn of haar vakgebied door en door kent. Als je de juiste persoon kiest, levert het een van de meest levendige sessies van de dag op.

4. De world café

Deelnemers zitten in kleine groepen aan tafels. Elke tafel behandelt een thema. Na een vastgestelde tijd wisselen de deelnemers van tafel, maar de tafelhost blijft zitten en vat het vorige gesprek samen voor de nieuwkomers. Zo bouwt elk volgend gesprek voort op het vorige.

De world café is geschikt voor congressen waar je brede input wilt ophalen, of waar je deelnemers uit verschillende disciplines met elkaar in gesprek wilt brengen. Het format is laagdrempelig en werkt ook goed bij grote groepen, mits je genoeg tafels en hosts hebt.

5. De pecha kucha

Twintig dia's, elk twintig seconden. In zes minuten en veertig seconden vertelt een spreker zijn of haar verhaal. De dia's schuiven automatisch door, de spreker heeft geen controle over het tempo. Dat dwingt tot focus, tot helderheid, tot het weglaten van alles wat er niet toe doet.

De pecha kucha werkt goed als afsluiting van een congresdag, als energizer tussen twee zware sessies, of als format voor jonge onderzoekers die hun werk in een paar minuten moeten samenvatten. Het is kort, krachtig en verrassend effectief.

Hoe je een voorzichtige commissie meekrijgt

De wetenschappelijke commissie bepaalt de inhoud van het programma. Terecht. Het format, de manier waarop die inhoud wordt gebracht, is een ander vak. Daar ligt mijn rol als congresorganisator die de programmering begeleidt.

Dwing een commissie niet. Geef ze opties. Leg drie of vier formats voor met concrete voorbeelden. Laat zien hoe een campfiresession eruitziet, wat een reverse keynote oplevert, hoeveel interactiever een fishbowldialoog is dan een standaard Q&A.

Begin klein. Vervang niet het hele programma, maar introduceer één of twee nieuwe formats naast de bestaande sessies. Als de commissie ziet hoe deelnemers reageren, groeit het draagvlak vanzelf. De meeste commissies staan open voor vernieuwing, mits ze het gevoel houden dat zij de inhoudelijke regie voeren.

Een congres is pas geslaagd als deelnemers een week later nog weten wat ze geleerd hebben. Deze vijf formats helpen daarbij. De klassieke lezing mag blijven. Geef haar gezelschap.

Benieuwd welke formats bij jouw congres passen? Neem contact op voor een gesprek.